Seit Anfang dieses Jahres sind elektronische Rechnungen Pflicht. Unternehmen müssen seither in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Es gelten allerdings einige Übergangsfristen, und aktuelle Zahlen zeigen, dass viele Unternehmen in Deutschland nicht vorbereitet sind.
Warum ist die E-Rechnung seit 2025 so wichtig?
Zum 1. Januar 2025 wurde die gesetzliche Pflicht eingeführt: Seither müssen Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen sowie verarbeiten können. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass eine einfache PDF-Datei oder eine eingescannte, verschickte Papierrechnung nicht mehr ausreichend ist. Ausschließlich Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die gesetzlichen Vorgaben. Für den Ausgang von Rechnungen gelten allerdings ÜbergangsfristenAusgang von Rechnungen gelten allerdings Übergangsfristen. So dürfen Unternehmen bis Ende 2026 auch noch Papier- oder PDF-Rechnungen per E-Mail versenden. Allerdings nur, wenn der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist. Eine noch längere Übergangsfrist gilt für kleinere Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800 000 Euro. Diese haben bis Ende 2027 Zeit, vollständig auf elektronische Rechnungen umzustellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt dann aber, dass nur noch strukturierte E-Rechnungen zulässig sind. Beim Empfang gibt es im Gegensatz zur Erstellung keinen Spielraum. Bereits seit Beginn dieses Jahres müssen alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, dazu in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für viele Betriebe bedeutet das eine große Umstellung, da sie bislang vorwiegend mit PDFs gearbeitet haben.
Wie gut sind die Unternehmen auf die E-Rechnungen vorbereitet?
Dass die Pflicht zur E-Rechnung für zahlreiche Betriebe eine Umstellung bedeutet, die mit Hürden verbunden ist, zeigen auch Statistiken. Aus einer Bitkom-Studie von Ende 2024 geht zum Beispiel hervor, dass weniger als die Hälfte (45 Prozent) aller Unternehmen dafür ausgestattet ist, E-Rechnungen technisch zu empfangen. Weitere Zahlen aus der Studie sprechen ebenfalls eine deutliche Sprache:
- 96 Prozent empfangen Rechnungen per E-Mail (vorwiegend als PDF)
- 93 Prozent akzeptieren Rechnungen in Papierform per Briefpost
- 7 Prozent bieten Portale für den Upload von Rechnungen
Wer die E-Rechnung benutzt, bevorzugt dabei folgende Formate:
- 71 Prozent: EDI-Datenformate
- 27 Prozent: ZUGFeRD/Factur-X
- 5 Prozent: XRechnung
Von Experten wird erwartet, dass es erst Mitte nächsten Jahres einen hohen Anstieg von E-Rechnungen geben wird.
Welche Hilfen gibt es für die Erstellung von E-Rechnungen?
Unternehmen können auf verschiedene Tools zurückgreifen, um die E-Rechnungen einzuführen. Es gibt zahlreiche Unterstützungsangebote. Dazu zählen unter anderem Buchhaltungsprogramme wie Lexware, die Schnittstellen für XRechnung und ZUGFeRD anbieten. Darüber hinaus bieten IHKs, öffentliche Stellen sowie Steuerberaterverbände Schulungen und Leitfäden.
Welche Regeln gelten konkret in Hannover?
Neben bundesweiten Vorgaben gibt es zusätzlich regionale Besonderheiten. So muss die Landeshauptstadt Hannover beispielsweise bereits seit Anfang 2020 elektronische Rechnungen in den gesetzlich vorgeschriebenen Formaten akzeptieren. Konkret gelten für HannoverHannover folgende Vorschriften: Die akzeptierten Formate sind XRechnung (XML) sowie ZUGFeRD ab Version 2.1. Darüber hinaus darf die elektronische Rechnung ausschließlich per E-Mail an eRechnung@hannover-stadt.de eingereicht werden und eine bestimmte Leitweg-ID muss angegeben werden.